La logistique événementielle sportive, de quoi s’agit-il ?

La logistique événementielle est parfois sous-estimée. Pourtant, la réussite d’un événement, surtout sportif, dépend en grande partie de cette branche de l’organisation. L’organisateur se charge lui-même du volet logistique. Ou alors, il engage un professionnel de la logistique. Dans tous les cas, il faut se préparer à toutes les éventualités pour bien programmer un événement sportif. Décryptage.

La préparation des matériels nécessaires : une étape essentielle

La première phase concerne la préparation de la liste des matériels à se procurer. Pour la logistique événementielle sport, il s’agit de recenser l’ensemble des ressources requises, qui vont garantir le bon déroulement de l’événement. Pour cela, il faut considérer les besoins, les préférences et les attentes du client. Le plus souvent, un événement sportif passe par une couverture médiatique. Cela signifie que des produits sont à mettre en avant. De ce fait, les marques sont à bien sélectionner. Dans cette phase de préparation, l’organisateur doit tout anticiper, et cela, dans les moindres détails. Afin de mieux cerner les besoins du client, il doit répondre à quatre questions spécifiques.

La première question est « qui est le client ?  ». Trouver la réponse à cette question permet aux prestataires de mieux adapter l’événement à la culture et à l’identité du porteur de projet. La deuxième question consiste à déterminer avec précision l’objet ou la raison d’être de l’événement. Concernant la troisième question, elle concerne le lieu de déroulement. Il est important que les organisateurs visitent et inspectent l’endroit choisi par l’organisateur afin de mieux préparer l’aménagement. En effet, pour la gestion des événements spéciaux, comme un événement sportif, le matériel est à adapter à la dimension du terrain. La dernière question concerne la date qui doit servir de repère dans la planification globale de l’événement.

Zoom sur la gestion de la logistique avant, pendant et durant un événement

Une fois tous les besoins en matériel recensés, il faut planifier la récupération, le transport et le stockage. Ces tâches sont parmi les plus complexes à réaliser en matière de logistique événementielle. En effet, en général, la récupération des équipements ne se fait pas toute seule au même moment. Dans le cas contraire, il faut assurer une sécurité maximale des équipements pour que ces derniers ne soient pas endommagés jusqu’au jour J. À l’approche de la date, les matériels sont à installer petit à petit. Ainsi, des déplacements fréquents sont à prévoir. Le service de manutention fait aussi partie de la logistique événementielle. L’idéal, c’est d’engager un personnel capable de manipuler les équipements avec soin.

Le jour J, les responsables s’assurent que tous les équipements sont arrivés à bon port. Ils vérifient les installations et garantissent la fiabilité des structures durant l’événement sportif. À la fin de la manifestation, ils s’occupent de démonter et de ranger tout le matériel. Ainsi, toutes ces tâches peuvent être déléguées à une entreprise spécialisée. En effet, il est possible de recourir à un transporteur événementiel. Ce dernier assure le transport et la sécurisation des équipements. Il propose également une équipe de manutention pour le montage et le démontage des matériels. Il s’agit d’une solution pratique, qui garantit la réussite d’un événement sportif.